Jarenlang regelde H&K Services alle facturatie, voorraad- en klantbeheer in Excel. En dat werkte prima voor het bedrijf. Maar de flinke groei van de afgelopen tien jaar was reden om verder te automatiseren. Met ondersteuning van Activium stapte het bedrijf begin dit jaar in recordtijd over op Exact Online Handel Essentials.

Als reparatiebedrijf in de maritieme branche staat H&K Services dag en nacht klaar voor haar klanten. 24/7 voert het bedrijf reparaties uit aan onderdelen als pompen voor gastankers en chemicaliëntankers. Ook regelt het bedrijf de wereldwijde in- en verkoop van onderdelen. “Of de vraag nu uit China, India of Colombia komt, wij zeggen nooit nee”, aldus John Huizer, oprichter en mede-eigenaar van H&K Services.

Administratie in Excel

John: “We zijn wat ouderwets. We begonnen onze administratie tien jaar geleden in Excel en deden daar tot vorig jaar alles in. Voor ons was dat makkelijk, maar voor het maken van facturen niet altijd even handig.” Sinds de start in 2013 groeide H&K Services uit tot een bedrijf met klanten in meer dan 15 landen, inkoopadressen van hier tot Azië en een assortiment van meer dan 8000 artikelen. Het maakte de handmatige administratie er niet makkelijker op. “Met name de afhandeling en facturatie kostte ons veel tijd. We wilden dat dit proces sneller zou verlopen.”

Voorraad niet in beeld

H&K Services miste in de Excel-administratie een goed beeld van de actuele voorraad. “De voorraad moesten we in het magazijn zelf bekijken op het moment dat er een aanvraag binnenkwam. Als je thuiswerkte kon je dit niet doen.” Om te zorgen voor een efficiënte administratie en een financieel dashboard voor beter overzicht moest er een boekhoudsysteem met CRM en voorraadbeheer komen. Via via kwamen John en zijn compagnon Bert in contact met een consultant van Activium, waarmee ze de overstap naar Exact aandurfden.

Exact Online Handel Essentials

In overleg met Activium-consultant Michel werd gekozen voor het pakket Exact Online Handel Essentials. Ideaal voor handelsbedrijven zoals H&K Services die order- en voorraadbeheer willen integreren met boekhouding en CRM. John: “We hebben een hoop dingen in onze administratie die niet standaard zijn. Er waren dus veel aanpassingen nodig.” Ook koos H&K Services voor No Hands Accounting, een aanvullende module voor het inscannen van facturen. “Ik verstuur hiermee facturen naar een vast e-mailadres en vanuit daar kan de boekhouder ze direct inboeken. Dit versnelt het proces.”

Alles in één omgeving

Exact Online Handel maakt het voor H&K Services mogelijk om de administratie van partnerbedrijf H&K Controls, dat zich bezighoudt met meet- en regeltechniek op vrachtschepen, in dezelfde omgeving te beheren. John: “Omdat beide administraties in één Exact Online-omgeving staan kunnen we bepaalde zaken kopiëren, zoals de lay-outs van onze facturen. Details aanpassen en klaar! Een ander voordeel is dat je elkaar bij afwezigheid kunt opvangen. Ik weet hoe het werkt en kan in één omgeving schakelen van de ene naar de andere administratie.”

 

De consultant van Activium begreep dat we geen standaardbedrijf zijn en heeft echt geluisterd naar wat wij wilden.

 

In één dag de meeste problemen opgelost

John: “Ons pakket is heel gevarieerd en het inlezen van de data gaf bij de implementatie behoorlijk wat importfouten. We hebben klanten die eigen wensen voor de administratie hebben. Bijvoorbeeld dat we het artikelnummer van de klant op de factuur vermelden. Ook moesten we in Exact Online een oplossing vinden om langere klantnamen goed op de factuur te krijgen. Deze zaken heeft onze consultant opgelost. Hij begreep dat we geen standaardbedrijf zijn en heeft echt geluisterd naar wat wij wilden. We hebben tijdens de implementatie ook een keer gedacht: ‘we zijn er klaar mee’. Toen kwam onze consultant bij ons op kantoor langs en hebben we in één dag 75% van de problemen opgelost.”

Ambitieuze planning

H&K Services hield er een ambitieuze planning op na voor de overstap. John: “In november 2022 gingen we in zee met Activium en in januari 2023 stapten we over van Excel naar Exact Online. We wilden het nieuwe jaar gelijk goed beginnen.” De periode van testen was door de tijdsdruk te kort, waardoor bij het eerste gebruik van Exact Online meer foutjes kwamen bovendrijven dan gebruikelijk. “We wisten ‘dat ligt aan ons’”, aldus John. “We willen te snel. Dat zijn we als servicegericht bedrijf gewend. Zo zitten we in elkaar.” Met de overstap naar een online boekhoudsysteem raakten John en zijn compagnon Bert hun grip op de administratie een beetje kwijt. Hun consultant was er om het ‘loslaten’ makkelijker te maken. Er werd gewerkt in stappen, waarbij de facturen in het begin bijvoorbeeld eerst nog even naar de eigen mailbox werden gestuurd ter controle.

Veranderingen kosten tijd

John: “Toen we net begonnen met de administratie in Exact Online waren er wat frustraties. Ik dacht weleens: had ik Excel maar gehouden. We zijn nu ruim twee maanden verder en we beginnen er profijt van te hebben. Aanbiedingen en bestellingen maken, orders omzetten en factureren is nu makkelijker. Een klant- of artikelnummer is zo gevonden en we kunnen alles in één systeem doen. Ook het inzien van de voorraad, welke direct wordt aangepast wanneer je een artikel voor een klant reserveert, is eenvoudig.” Toch blijft John sommige dingen nog even handmatig doen. “Aanbiedingen, orders en facturen halen we als PDF uit Exact en sturen we persoonlijk naar de klant. Dit verandert in toekomst vast wel, maar voorlopig houd ik zo de controle. Veranderingen kosten tijd.”

Weten of Exact Online ook voor jouw organisatie geschikt is? Je leest het in dit artikel. Direct contact opnemen kan natuurlijk ook.