De zomervakantie is al volop losgebarsten. Voor degene die nog met vakantie gaan is het actueel: hoe blijven bedrijfsprocessen doorlopen als medewerkers met vakantie zijn?
Exact Synergy
Binnen Exact Synergy kun je indirect zien welke werkstromen je zelf nog moet afwerken. Daarnaast is het mogelijk om werkstromen van collega’s te monitoren, voor zover deze door beveiliging niet extra zijn afgeschermd. Ga naar jouw eigen werkstroom en kies middels het loepje bij jouw eigen naam simpelweg voor de naam van de medewerker die met vakantie is.
Ook kun je eerst de medewerker opzoeken in Synergy en daarna in de zogenaamde monitor klikken op de tegel WERKSTROOM. Je krijgt onmiddellijk alle werkstromen in beeld van deze collega. Dat wil niet direct zeggen dat je ook bevoegd bent om hiermee iets te doen.
Is het nodig om namens jouw collega werkstromen af te handelen, dan is het zaak dat jij en je collega dit vooraf afspreken en instellen. Dit doe je middels de delegatie-functie. Jijzelf kunt via “delegatie” aanwijzen wie jouw taken tijdens jouw afwezigheid mag waarnemen. Dit kan één persoon zijn, maar het mogen er ook meerdere zijn. Andersom is niet mogelijk: je mag natuurlijk niet bepalen wiens werkstromen jij mag gaan afhandelen.
In de delegatie functie (bereikbaar via Systeem | Beveiliging | Delegatie) kun je achter de naam van een persoon klikken op een geel is-teken om de delegatie over te nemen. Op de plek rechts bovenin beeld waar normaliter jouw eigen naam staat, zie je vervolgens de naam van de collega onder wiens delegatie je dan werkt. Alle acties die je vervolgens uitvoert gebeuren onder de naam van deze collega. Om de delegatie te stoppen klik je op het icoon achter de naam rechts bovenin, je keert dan terug in jouw “eigen” werkomgeving.
Met de delegatie-functie hoeven processen dus niet stil te liggen tijdens vakanties. Natuurlijk kan deze functie ook gebruikt worden voor waarneming tijdens afwezigheid door ziekte. Een fijne en ontspannen zomer toegewenst!
Exact Online en Exact Globe
Werk je met Exact Online of Exact Globe en wil je dat jouw collega tijdens de vakantie werkzaamheden in Exact van je overneemt? Zorg dan dat de vervangende collega voldoende rechten heeft om de werkzaamheden uit te kunnen voeren. Je systeembeheerder kan dit in systeemfuncties van de applicatie verzorgen. Het uitwisselen van gebruikersaccounts met bijbehorende wachtwoorden bevelen wij uit veiligheidsoverwegingen niet aan.
Heb je hulp nodig? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder.