Veel handelsbedrijven eigenen zich in de loop van de tijd een eigen werkwijze toe. Deze routine doorbreken omdat het slimmer of efficiënter kan, is ingewikkeld. Want, “we werken altijd al zo en dat gaat prima.” Vanuit die optiek een logische reactie, vindt Frank van Schip, projectleider bij Activium. Toch weet Activium als Exact partner die impasse te doorbreken door vanuit een user story bedrijfsprocessen inzichtelijk te maken en deze via software te optimaliseren.
Vanuit een user story je bedrijfsprocessen beschrijven is voor veel organisaties lastig, omdat er vooral wordt uitgegaan van de bestaande systematiek, weet Frank. “Het is wel dé manier om nieuwe inzichten te verkrijgen. Lever je een dienst? Verkoop je producten? Onze business analisten brengen samen met jou in workshops jullie bedrijfsprocessen in kaart. Doe alsof je klant bent van je eigen bedrijf en doorloop alle stappen. Kijk waar je tegenaan loopt en hoe je dat aangepast zou willen hebben in het systeem. Dat leidt uiteindelijk tot de meest optimale omgeving waar iedereen goed mee kan werken. Door de inzet van workshops krijgen wij (en jij) een beeld van hoe een product of dienst zich door je bedrijf beweegt. Die informatie gebruiken we als blauwdruk om softwaresystemen in te richten.”
In wendbare stappen naar het gewenste resultaat
De implementatie van een ERP systeem heeft effect op alle onderdelen van het bedrijf. “We kunnen niet van onze klanten verwachten dat ze exact weten hoe het eruit moet komen te zien. Software inrichten is nu eenmaal anders dan een huis bouwen op basis van een bouwtekening waarin alles op voorhand is beschreven en afgestemd”, zo maakt Frank een treffende vergelijking. “Daarom passen wij de SCRUM projectmethodiek toe, waarbij we per stap (sprint) precies genoeg informatie verzamelen om dat deel te bouwen en op te leveren. Door kleine stukjes op te leveren, krijgt de klant een gevoel bij het systeem. De implementatie blijft daardoor overzichtelijk en op basis van voortschrijdend inzicht kan er snel bijgestuurd worden. Op die manier bouwen we het ERP-systeem organisch op.”
Twee tips tot slot voor een succesvolle ERP-implementatie
“Beschrijf in verhalende vorm, de al eerdergenoemde user story, wat je doel is. Denk dus zelf niet in oplossingen maar laat dat aan de specialist over. En als tweede belangrijke punt: begin klein en werk gefaseerd. Ga dus niet direct van hier naar Rome, maar eerst naar de grens en van daaruit verder. En het mooie is, Activium kan samen met de software van Exact bij al die stappen ondersteuning bieden”, zegt Frank tot besluit.